Sprawne zarządzanie dokumentami jest kwestią, która niejednokrotnie spędza sen z powiek szefom wielu przedsiębiorstw. Czasami system zarządzania dokumentami jest mylnie identyfikowany jako Intranet. Brak zintegrowanego systemu dedykowanego kontroli obiegu dokumentów przyczynia się do powstania niepotrzebnych kosztów oraz trudności organizacyjnych. Wprowadzenie systemów, które implikują sprawny obieg dokumentów, pozwala na zniwelowanie tego typu problemów. W publikacjach odnoszących się do pisywanego powyżej oprogramowania używa się często skrótu DMS. Programy DMS pełnią zróżnicowane funkcje. Przede wszystkim ten typ systemów ułatwia pozyskanie dokumentów pochodzących ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Ponadto, systemy dedykowane zarządzaniu firmową dokumentacją gromadzą i przechowują dokumenty w tak zwanym centralnym repozytorium. Umożliwia to łatwiejszy i szybszy dostęp poszczególnych użytkowników do konkretnych dokumentów i usprawnia pracę kadry przedsiębiorstwa. Systemy DMS gwarantują także bezpieczeństwo użytkowania poprzez możliwość ograniczenia dostępu do wybranych dokumentów.
